Round Table

Das Thema Nachhaltigkeit ist auch für die Eventbranche ein großes. Viele Locations haben daher inzwischen ein Nachhaltigkeitsmanagement in ihrem Haus installiert, so auch die Historische Stadthalle Wuppertal. Sie lud Mitte Mai 2022 die Teilnehmenden des Round Tables „MICE-Land NRW“ von Tourismus NRW ein, sich selbst ein Bild vor Ort zu machen und von den Erkenntnissen der Stadthalle zu profitieren.

Zu ihren wichtigsten Erkenntnissen gehören die folgenden Punkte:

• Es ist wichtig, dass eine Person im Unternehmen die Verantwortung für das Thema Nachhaltigkeit übernimmt. Sie kann das Vorgehen koordinieren und das Thema vorantreiben. Ein Team um diese Person herum ist sinnvoll, um Maßnahmen zu entwickeln und umzusetzen.
• Wer sich auf den Weg macht, das Thema Nachhaltigkeit stärker in seinem Geschäft zu verankern, sollte mit dem Erstellen einer Nachhaltigkeitsstrategie beginnen. In dem Zusammenhang spielt auch die Analyse der Werte des Unternehmens eine wichtige Rolle. Im Falle der Historischen Stadthalle Wuppertal nahm das gesamte Team gemeinsam die Werteanalyse vor – unterstützt von einer Masterstudentin.
• Nach der Nachhaltigkeitsstrategie ist eine Wesentlichkeitsanalyse sinnvoll. Hier wird eruiert, welche Themen ein Unternehmen bespielen kann. Sinnvoll ist es, dann in einem ersten Schritt die wesentlichsten und machbarsten Themen anzugehen. Von Zeit zu Zeit sollte diese Analyse wiederholt und Themen gegebenenfalls neu gewichtet werden.
• Um Möglichkeiten für neue Maßnahmen zu eruieren, sind regelmäßige Gespräche etwa mit dem Gebäudemanagement, anderen Nachhaltigkeitsmanager:innen oder Energieversorgern wichtig.
• Um das Team beim Thema Nachhaltigkeit mitzunehmen, ist eine interne Kommunikation einzelner Maßnahmen ebenso wichtig wie Schulungsangebote für Mitarbeitende.
• Auch die Kommunikation nach außen ist wichtig. Dies kann unter anderem durch einen Bereich auf der Homepage geschehen oder durch einen mehr oder weniger umfangreichen Nachhaltigkeitsbericht nach unterschiedlichen Standards.
• Um konkret Kunden zu unterstützen, ist eine Nachhaltigkeitscheckliste für Green Meetings sinnvoll.
• Viele unterschiedliche Anbieter bieten inzwischen Nachhaltigkeitssysteme an, an denen sich ein Unternehmen orientieren und nach denen es sich zertifizieren lassen kann, um sein Bemühen um mehr Nachhaltigkeit auch nach außen sichtbar zu machen.

Mit Verbänden als Zielgruppe für Tagungsorte haben sich im September 2021 die Teilnehmenden des vierten MICE-Round-Tables des Tourismus NRW beschäftigt. Bei der Veranstaltung im Haus Erholung in Mönchengladbach ging es unter anderem um die Fragen, was Verbände als Zielgruppe attraktiv macht und wie sie zu erreichen sind:

• Verbände bestimmen den deutschen Tagungsmarkt maßgeblich: Jede dritte Veranstaltung in Deutschland wird von einem Verband ausgerichtet.
• Der Umsatz durch Verbändeveranstaltungen liegt jährlich bei über 28 Milliarden Euro.
• Verbände sind laut Satzung beispielsweise zu Gremiensitzungen verpflichtet. Auch während der Corona-Pandemie fanden daher viele Veranstaltungen von Verbänden weiterhin statt.
• Wer Verbände erreichen will, kann passende Ansprechpersonen entweder selbst recherchieren und sich mit der Zeit ein tragfähiges Netzwerk aufbauen oder auf die Unterstützung von auf Verbände spezialisierten Veranstaltungsplanerinnen und –planern zurückgreifen.

Mit der Zukunft von Tagungsorten und Businessveranstaltungen haben sich am 19. März Vertreter von Conventionbüros in Nordrhein-Westfalen, der Historischen Stadthalle Wuppertal und der Lindner Hotels beschäftigt. Beim ersten Round Table des Tourismus NRW zum MICE-Land Nordrhein-Westfalen im Jahr 2021 diskutierten die Teilnehmer über die Frage „Hybrid/digital oder physisch/analog – Wie müssen sich Tagungshotels und –locations künftig aufstellen?“ Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Nach einhelliger Meinung der Round-Table-Teilnehmenden werden Veranstaltungen künftig wieder physisch stattfinden, sie müssen allerdings einen Mehrwert für die Veranstaltungsteilnehmenden bringen und durch hybride Werkzeuge ergänzt werden.
• Von Anbietern wird erwartet, dass sie nicht nur Spezialisten ihrer Location sind, sondern auch Fachwissen im Bereich Meeting-Konzeption mitbringen und dieses nutzen, um die bestmöglichen Empfehlungen im Zusammenhang mit den besonderen Gegebenheiten ihrer Location zu geben.
• Um erfolgreich zu sein, ist eine Spezialisierung des Veranstaltungsorts beziehungsweise des Anbieters zu empfehlen.
• Erreichbarkeit und Preis-Leistungsverhältnis werden auch künftig eine wichtige Rolle für die Veranstaltungsplanenden spielen, aber auch Stimmung und Atmosphäre sind wichtig für die Standortauswahl. Daher ist die Schaffung flexibler und vor allem kreativer Räumlichkeiten Grundvoraussetzung für Erfolg. Vorbild können hier Coworking oder Coliving Spaces sein – das Gegenteil von sterilen Konferenzräumen.
• Um die Tagung zum Erlebnis werden zu lassen, kommt auch dem Thema Kulinarik eine wichtige Rolle zu.
• Technik spielt bei allen Veranstaltungsformen eine gewisse Rolle, gerade in Bezug auf virtuelle beziehungsweise hybride Veranstaltungen ist eine enge Zusammenarbeit mit spezialisierten Technikdienstleistenden jedoch unerlässlich.
• Im Bereich Marketing sind in den Webauftritt integrierte virtuelle Touren durch die Veranstaltungsräumlichkeiten sowie professionelles Storytelling auf den Social-Media-Kanälen zu empfehlen.

Beim Herbst-Round-Table des Tourismus NRW zum Thema MICE-Land NRW am 3. September 2020 befassten sich Vertreter von Conventionbüros und der Historischen Stadthalle Wuppertal unter anderem mit hybriden Veranstaltungen, also einer Mischform aus digitalem und Vor-Ort-Event. Dabei werden analoge Events durch digitale Technologien wie Streaming, Social Media und Apps erweitert, sodass auch Teilnehmer, die nicht vor Ort sind, partizipieren können. Zu den Vorteilen solcher Veranstaltungen gehört, dass sie nicht ortsgebunden sind, sich der Aufwand durch wegfallende Dienstreisen für einige Teilnehmer also reduziert und gleichzeitig die Reichweite erhöht wird. Zudem können die Events  aufgezeichnet und später als Video-on-Demand vermarktet werden. Und auch Ressourceneinsparung ist möglich etwa dadurch, dass weniger Programmhefte oder Namensschilder gedruckt und für weniger Teilnehmer Essen bereitgestellt werden muss.

Spezielle Empfehlungen für Akteure, die ein solches Event planen:

• Auswahl geeigneter Räume (schallisoliert, gute Ausleuchtung)
• Auswahl sehr guter Technik (Bild- und Tonqualität, stabile Internetverbindung)
• abwechslungsreiches Programm entwickeln (besonders wichtig, um auch virtuelle Teilnehmer nicht zu verlieren)
• gute Sprecher mit spannenden Themen auswählen (ebenfalls besonders wichtig, um auch virtuelle Teilnehmer nicht zu verlieren)
• genügend Pausen einplanen (vor Ort z.B. Kaffeepause, bei virtuellen Teilnehmern für geeignetes Pausenprogramm sorgen z.B. Imagefilm oder Interviews und ggf. vorab ein Lunchpaket zuschicken)
• interaktive Elemente einbauen, damit zum Beispiel alle Teilnehmer Fragen an den Sprecher richten können und Präsentationen eingesehen werden können
• zwei korrespondierende Regiepläne ausarbeiten (was passiert in welcher Minute) und in einer Generalprobe testen

Beim ersten Round Table des Tourismus NRW zum Thema MICE-Land NRW am 24. April 2020 diskutierten Vertreter von Conventionbüros und der Historischen Stadthalle Wuppertal darüber, was Conventionbüros und Betriebe tun können, um trotz Corona-Krise am Markt aktiv zu bleiben. Einige Empfehlungen:

• Sichtbar bleiben! Insbesondere über Social-Media-Kanäle Content verbreiten und mit anderen im Austausch bleiben
• Virtuelle Führungen durch Locations anbieten, um physische Besichtigungen zu ersetzen
• Kontakt zu Veranstaltungsplanern aufnehmen und die Bedürfnisse abfragen, um Beziehungen aufrecht zu erhalten und in der Lockerungsphase direkt von den abgefragten Informationen profitieren zu können
• An virtuellen Messen und Events teilnehmen
• Regelmäßige Videokonferenzen zwischen Anbietern etablieren, um von Erfahrungen gegenseitig zu profitieren.